Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Clara Hippchen
Karl-Lehr-Str. 173
47057 Duisburg
Clara.hebamme@proton.me
Die verantwortliche Stelle entscheidet allein über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten (vgl. Art. 4 Nr. 7 DSGVO).
Es werden – je nach Art der Betreuung – folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
Stammdaten: Name, Vorname, Anschrift, Kontaktmöglichkeiten (Telefon, E‑Mail), Geburtsdatum, Krankenversicherungsstatus/-nummer.
Gesundheits‑ und Sozialdaten (besondere Kategorien i.S.d. Art. 9 DSGVO): Anamnesen, Befunde, Schwangerschafts‑ und Geburtsverlauf, Laborwerte, Angaben zur Medikation, Still‑ und Ernährungsinformationen sowie sonstige Angaben zur gesundheitlichen Situation von Mutter und Kind.
Kursdaten: Angaben zur Teilnahme an Geburtsvorbereitungs‑ und Rückbildungskursen, gebuchte Termine, Kursprotokolle und Zahlungsdaten.
Abrechnungsdaten: Rechnungsnummern, Leistungsnachweise, Bankverbindungsdaten (sofern nötig), Versicherungs- und Beihilfeinformationen.
Kommunikationsdaten: Inhalte aus Telefonaten, E‑Mails, Kontaktformularen sowie ggf. Videotelefonie.
Die Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:
Behandlungsvertrag und Gesundheitsversorgung: Dokumentation von Schwangerschafts‑, Geburts‑ und Wochenbettbetreuung, Erbringung von Vorsorge‑ und Nachsorgeleistungen, Still‑ und Ernährungsberatung, Kursorganisation und Durchführung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags/ver‑ und vorvertragliche Maßnahmen) sowie für Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 b BDSG (Behandlung im Gesundheitsbereich).
Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen: Die Berufsordnung für Hebammen NRW (§ 6 Abs. 2 HebBO NRW) verpflichtet zur lückenlosen Dokumentation und zur Aufbewahrung der Unterlagen für mindestens zehn Jahre. Auch § 630f Abs. 3 BGB schreibt eine zehnjährige Aufbewahrung der Patientenakten vor. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Abrechnung und Finanzbuchhaltung: Übermittlung abrechnungsrelevanter Daten an Krankenkassen und private Versicherungen, Erstellung von Rechnungen und Buchführung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.
Kurse und Informationsveranstaltungen: Anmeldung, Organisation und Durchführung von Kursen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kursorganisation).
Kommunikation und Terminverwaltung: Bearbeitung von Anfragen und Terminabsprachen, auch über digitale Kanäle (Telefon, E‑Mail, Video‑Calls). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.
Werbliche Zwecke und Newsletter: Nur nach ausdrücklicher Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); diese kann jederzeit widerrufen werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
Deine Daten werden vertraulich behandelt. Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder zur Erfüllung des Vertrags erforderlich ist:
Krankenkassen und Beihilfestellen, soweit die Daten für die Abrechnung gesetzlich vorgesehener Leistungen benötigt werden.
Abrechnungsdienstleister (z. B. Severins GmbH oder vergleichbare), wenn die Rechnungsstellung ausgelagert wird. Hierzu besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Ärztinnen und Ärzte bzw. Kliniken, wenn eine ärztliche Mit‑ oder Weiterbehandlung notwendig ist.
Laboratorien für die Auswertung von Untersuchungen.
Steuerberater*innen, Finanzbehörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten.
Digitaler Dokumentationsdienst Hebamio: Zur strukturierten Erfassung und Verarbeitung von Daten nutzt die Hebamme die Software Hebamio. Hebamio dient als zentrale Plattform zur Verwaltung von Klientinnen‑ und Kursdaten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragserfüllung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für das berechtigte Interesse an effizienter Praxisorganisation. Mit dem Anbieter von Hebamio besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gespeichert und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht.
Vertretende Hebammen, falls eine Vertretung notwendig ist; sie erhalten nur die für die Betreuung erforderlichen Daten.
Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt, es sei denn, dies ist in Einzelfällen im Rahmen digitaler Kommunikationsdienste erforderlich. In diesem Fall werden geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO sichergestellt.
Die Hebamme ist gesetzlich verpflichtet, die Dokumentation mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Betreuung aufzubewahren (§ 6 Abs. 2 HebBO NRW; § 630f Abs. 3 BGB). Innerhalb dieser Frist wird regelmäßig geprüft, ob eine weitere Aufbewahrung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Daten aus unverbindlichen Anfragen oder Kursvoranmeldungen, die nicht zu einem Vertragsabschluss führen, werden nach Bearbeitung oder spätestens nach sechs Monaten gelöscht.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die Unterlagen unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben sicher vernichtet bzw. gelöscht. Digitale Daten, die über Hebamio gespeichert wurden, werden nach Ablauf der Frist automatisiert gelöscht.
Für die Dokumentation und Verwaltung der Leistungen nutzt die Hebamme die Software Hebamio. Diese Plattform ermöglicht die sichere digitale Erfassung, Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten von Betreuten und Kursteilnehmerinnen. Zu den verarbeiteten Daten gehören insbesondere:
Namen, Kontakt‑ und Kursdaten, Gesundheits‑ und Verlaufsdaten,
gebuchte Leistungen und Kurszeiten,
Rechnungs‑ und Zahlungsinformationen.
Hebamio verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Organisation und Durchführung der Hebammenleistungen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Behandlungsvertrags) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Praxis‑ und Kursverwaltung). Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter; die Server befinden sich innerhalb der EU. Näheres zum Datenschutz bei Hebamio findest du in deren Datenschutzerklärung.
Sie haben als betroffene Person jederzeit folgende Rechte:
Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die gespeicherten Daten und deren Verarbeitung verlangen.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen einschränken zu lassen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an eine andere verantwortliche Stelle übertragen zu lassen.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht.
Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für Nordrhein‑Westfalen ist dies die:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Tel.: 0211 / 38424‑0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannte verantwortliche Stelle.
Die Angabe der unter Ziffer 2 genannten Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Behandlungsvertrags erforderlich. Ohne diese Daten kann keine Betreuung erfolgen. Die Bereitstellung freiwilliger Daten basiert auf deiner Einwilligung und kann jederzeit widerrufen werden.
Die Hebamme trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten vor Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören verschlüsselte Datenübertragung, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherung der Systeme. Bei elektronischer Dokumentation über Hebamio gelten die dort implementierten Schutzmaßnahmen; alle Mitarbeitenden sind auf Vertraulichkeit verpflichtet.
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig (Stand: 01.07.2025). Sie wird regelmäßig überprüft und an rechtliche Änderungen oder Änderungen der Datenverarbeitungsprozesse angepasst. Die jeweils aktuelle Version ist bei der Hebamme erhältlich.